Jena, Thüringen. Projekte in ganz Deutschland

KI-Integration und Automatisierung, auf Wunsch komplett im eigenen Haus

David Martin verbindet die Programme in Ihrem Betrieb, automatisiert wiederkehrende Abläufe und richtet KI ein, die mit Ihren eigenen Daten arbeitet. Je nach Schutzbedarf läuft das in der Cloud, in einem deutschen Rechenzentrum oder auf einem Server bei Ihnen.

Erstgespräch vereinbaren26 Anwendungsbeispiele ansehen

Ablauf: Eingangsrechnungaktiv
  1. E-Mail mit PDF eines Lieferanten erkanntAuslöser
  2. Rechnung R-20931 über 1.284,50 € ausgelesenKI
  3. Bestellung B-4471 gefunden, Mengen stimmenAbgleich
  4. Einkauf gibt mit einem Klick freiMensch
  5. Buchungsvorschlag an DATEV übergebenExport
Beispiel: Eine Eingangsrechnung läuft automatisch durch. Dauer 2 Minuten 14 Sekunden, davon ein Klick durch einen Menschen.
Sitz
Westbahnhofstr. 10, 07745 Jena
Einsatz
Deutschlandweit, vor Ort oder per Fernzugriff
Betrieb
Cloud, deutsches Rechenzentrum, Server im Haus oder ganz ohne Internet
Rechtsrahmen
DSGVO und EU-KI-Verordnung

Wie ein automatisierter Ablauf aussieht

Ein Ereignis startet den Ablauf, Software und KI erledigen die Routine, und ein Mensch entscheidet an der Stelle, auf die es ankommt. Wählen Sie ein Beispiel.

  1. Schritt 1 · AuslöserRechnung kommt per E-MailPDF eines Lieferanten, 08:14 Uhr
  2. Schritt 2 · KI-SchrittDaten auslesenRechnung R-20931 über 1.284,50 Euro
  3. Schritt 3 · VerarbeitungAbgleich mit BestellungBestellung B-4471 gefunden, Mengen stimmen
  4. Schritt 4 · Mensch entscheidetFreigabeEinkauf gibt mit einem Klick frei
  5. Schritt 5 · VerarbeitungAn die BuchhaltungBuchungsvorschlag erstellt, Beleg archiviert

AuslöserVerarbeitungKI-SchrittMensch entscheidetBeispieldaten. Menschen sehen nur das Ergebnis und die Stellen, an denen sie gefragt sind.

Was zu einer KI-Integration gehört

KI-Integration bedeutet, Sprachmodelle und automatisierte Abläufe so in ein Unternehmen einzubauen, dass sie mit den vorhandenen Programmen und Daten zusammenarbeiten. Dazu gehören die Wahl des Betriebsmodells, Schnittstellen, eine saubere Datengrundlage und die Einweisung der Menschen, die damit arbeiten.

Lokale KI-Modelle

Offene Sprachmodelle laufen auch auf eigener Hardware. Dann verlassen weder Anfragen noch Dokumente das Firmennetz. Dazu gehören Auswahl und Test der Modelle, die passende Hardware und eine Oberfläche, die Mitarbeitende ohne lange Einarbeitung bedienen können.

  • Hardwareplanung nach Modellgröße und Zahl der Nutzer
  • Anmeldung über vorhandene Konten, etwa Active Directory oder Microsoft Entra ID
  • Lokale Spracherkennung für Diktate und Besprechungen
  • Updates, Überwachung und Datensicherung im laufenden Betrieb

Werkzeuge: Ollama, vLLM, Open WebUI, Whisper, offene Modelle wie Llama, Mistral, Qwen oder Gemma

KI aus der Cloud

Für Aufgaben ohne vertrauliche Daten sind große Sprachmodelle aus der Cloud oft die leistungsstärkste und günstigste Wahl. Der Zugang wird über Programmierschnittstellen in europäischen Regionen oder bei deutschen Anbietern eingerichtet, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und klaren Regeln, welche Daten dorthin dürfen.

  • Auswahl von Anbieter und Modell nach Aufgabe, Schutzbedarf und Kosten
  • Firmenzugang mit Rollen und Protokoll statt privater Einzelkonten
  • Budgets und Nutzungsberichte, damit Kosten planbar bleiben
  • Richtlinie für den Umgang mit KI im Unternehmen

Werkzeuge: Zum Beispiel Mistral, IONOS AI Model Hub, STACKIT sowie Modelle von OpenAI, Anthropic und Google in EU-Regionen

Automatisierung mit n8n

n8n ist eine Plattform für automatisierte Abläufe, die auf eigenen Servern läuft. Ein Ablauf startet durch ein Ereignis, etwa eine neue E-Mail, einen Eintrag im CRM oder eine Uhrzeit, und erledigt dann Schritt für Schritt Aufgaben in verschiedenen Programmen.

  • Einrichtung und Betrieb von n8n auf Ihrem Server oder in einem deutschen Rechenzentrum
  • KI-Schritte zum Lesen, Einordnen und Zusammenfassen
  • Freigaben durch Menschen an den Stellen, an denen es darauf ankommt
  • Fehlerbehandlung mit Benachrichtigung und eine Dokumentation je Ablauf

Werkzeuge: n8n selbst gehostet, Docker, Webhooks, zeitgesteuerte Abläufe

Entwicklung mit Python und Next.js

Wo fertige Bausteine nicht reichen, entsteht eigene Software. Python übernimmt Datenverarbeitung, Dokumentenanalyse und Schnittstellen. Mit Next.js und Node.js entstehen interne Webanwendungen, Formulare und Dashboards.

  • Dienste für Datenimport, Abgleich und Bereinigung
  • Texterkennung und Auswertung von PDF, Scans und E-Rechnungen
  • Eigene Schnittstellen für Programme, die keine haben
  • Interne Oberflächen, versioniert und dokumentiert

Werkzeuge: Python, FastAPI, Next.js, Node.js, npm, Git

Schnittstellen zu Ihrer Software

Jede Automatisierung braucht Zugriff auf Daten. Angebunden wird, was vorhanden ist: Programmierschnittstellen, Datenbanken, Dateiexporte, E-Mail-Postfächer oder, wenn es nicht anders geht, die Bedienoberfläche selbst.

  • Warenwirtschaft und ERP, etwa SAP Business One, Microsoft Dynamics, weclapp, Xentral oder JTL
  • Buchhaltung, etwa DATEV, Lexware Office oder sevDesk
  • CRM, Shop und Büro, etwa HubSpot, Pipedrive, Shopware, Shopify, Microsoft 365 oder Google Workspace
  • Branchensoftware mit Datenbank, Export oder E-Mail-Funktion

Werkzeuge: REST, SOAP, GraphQL, SQL, SFTP, IMAP, MCP

Wissensspeicher und interne Assistenten

Handbücher, Verträge, Protokolle, E-Mails und Tickets werden durchsuchbar. Mitarbeitende stellen Fragen in normaler Sprache und erhalten Antworten mit Quellenangabe. Fachlich heißt das Retrieval Augmented Generation, kurz RAG.

  • Aufbereitung von Dokumenten, auch von Scans
  • Suche nach Wortlaut und nach Bedeutung kombiniert
  • Antworten nur aus freigegebenen Quellen, mit Verweis auf die Fundstelle
  • Zugriffsrechte wie im Ursprungssystem

Werkzeuge: PostgreSQL, pgvector, Volltextsuche, Retrieval Augmented Generation

Schulung und Betrieb

Seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung der EU, dass Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Zu jedem Projekt gehören deshalb eine Einweisung, eine verständliche Dokumentation und auf Wunsch die laufende Betreuung.

  • Schulungen für Anwender und Verantwortliche
  • Nutzungsrichtlinie und Nachweis der Schulungen
  • Überwachung, Updates und Datensicherung
  • Fester Ansprechpartner bei Fehlern und Änderungen

Werkzeuge: Einweisung, Dokumentation, Überwachung, Datensicherung

Womit gearbeitet wird

Automatisierung
n8n, Webhooks, zeitgesteuerte Abläufe, Python
KI-Modelle
Ollama, vLLM, Open WebUI, Whisper, Llama, Mistral, Qwen, Gemma
Daten
PostgreSQL, pgvector, Volltextsuche, RAG, MCP
Entwicklung
Python, FastAPI, Next.js, Node.js, Git
Betrieb
Docker, Linux, Überwachung, Datensicherung nach der 3-2-1-Regel
Netzwerkkabel in einem Serverschrank
Lokal heißt: Die KI läuft auf einem Server, der in Ihrem Gebäude steht.Foto: Taylor Vick, Unsplash

Alle Firmendaten an einem Ort, auf einem Server im eigenen Haus

Kundendaten liegen im CRM, Aufträge in der Warenwirtschaft, Verträge auf dem Fileserver und viel Wissen in E-Mails. Ein Datenhub führt diese Quellen über Schnittstellen in einer zentralen Datenbank auf einem Server im Unternehmen zusammen. Darauf bauen Automatisierungen auf und eine lokale KI, die Fragen zu allen freigegebenen Firmendaten beantwortet, ohne dass eine Anfrage das Gebäude verlässt.

Datenhub im Unternehmen Acht Systeme sind über Schnittstellen mit einer zentralen Datenbank verbunden. Eine lokale KI greift auf diese Datenbank zu und beantwortet Fragen der Mitarbeitenden. Alles liegt innerhalb des Gebäudes. Eine Verbindung ins Internet ist dafür nicht nötig. Ihr Firmennetz Ihr Gebäude Internet nicht nötig ERP CRM E-Mail Buchhaltung DMS Fileserver Tickets Zeiterfassung DatenbankPostgreSQL, pgvector Lokale KIOllama, vLLM Mitarbeitende Datenhub im Unternehmen Ihr Firmennetz ERP CRM E-Mail Buchhaltung DMS Fileserver Tickets Zeiterfassung DatenbankPostgreSQL Lokale KI Mitarbeitende Internet: nicht nötig
Quellen, Datenbank und KI liegen im Firmennetz. Eine Verbindung ins Internet ist dafür nicht nötig.

Fragen an die lokale KI

Beispieldaten eines fiktiven Maschinenbaubetriebs. Wählen Sie eine Frage, im Schaubild werden die durchsuchten Systeme markiert.

Welche Aufträge der Weber GmbH sind noch offen?

Durchsucht: ERP, CRM und E-Mail

Für die Weber GmbH sind zwei Aufträge offen. Auftrag 24-118 wartet auf Material, weil der Lieferant den Termin laut Auftragsbestätigung vom 14. Oktober auf KW 45 verschoben hat. Auftrag 24-131 ist fertig montiert, die Rechnung wurde noch nicht geschrieben.

  1. ERP: Aufträge 24-118 und 24-131
  2. E-Mail: Auftragsbestätigung des Lieferanten vom 14.10.2026
  3. CRM: Kontaktverlauf Weber GmbH
Bestandsaufnahme
Welche Systeme es gibt, welche Daten wo liegen und wer was sehen darf.
Konnektoren
Für jede Quelle ein Baustein, der Daten regelmäßig oder bei jeder Änderung übernimmt.
Datenbank
Meist PostgreSQL mit Volltextsuche und Vektorsuche über pgvector, damit die KI Inhalte auch nach Bedeutung findet.
Berechtigungen
Jede Person findet nur, was sie auch im Ursprungssystem sehen darf.
Protokoll
Abfragen und Änderungen werden nachvollziehbar gespeichert.
Datensicherung
Regelmäßige Sicherungen nach der 3-2-1-Regel und ein getesteter Weg zur Wiederherstellung.
Hardware
Ein Server im Haus, ausgelegt auf Datenmenge, Modellgröße und Zahl der Nutzer.
Zugriff für Automatisierung und KI
Über festgelegte Schnittstellen, zum Beispiel per MCP, statt direkt auf die Rohdaten.

Wie viel darf das Haus verlassen?

Nicht jede Aufgabe hat denselben Schutzbedarf. Ein Werbetext ist anders zu behandeln als eine Personalakte oder eine Konstruktionszeichnung. Deshalb wird für jeden Anwendungsfall entschieden, wo die KI läuft. Vier Betriebsmodelle stehen zur Wahl, und sie lassen sich kombinieren.

Cloud

Wo die KI läuftGroße Anbieter, Verarbeitung in einer EU-Region

Datenhoheiteingeschränkt

EinordnungDie leistungsstärksten Sprachmodelle laufen bei internationalen Anbietern. Viele bieten Rechenzentren in der EU und sagen vertraglich zu, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Bei US-Anbietern bleibt das Risiko, dass US-Behörden nach dem CLOUD Act Zugriff verlangen.

Geeignet fürTexte, Übersetzungen, Recherche, Programmierung, öffentliche Informationen

Zu beachtenVertrag zur Auftragsverarbeitung, keine vertraulichen Daten ohne Prüfung, Kosten nach Nutzung

BeispieleAzure OpenAI mit EU-Datengrenze, Claude über AWS oder Google Cloud in der EU, Gemini in EU-Regionen

Deutsche Cloud

Wo die KI läuftOffene Modelle in deutschen und europäischen Rechenzentren

Datenhoheithoch

EinordnungDeutsche Anbieter betreiben offene Sprachmodelle in eigenen Rechenzentren. Die Verträge unterliegen deutschem Recht, laut Anbieter verlassen die Daten die EU nicht. Die Auswahl an Modellen ist kleiner als bei den großen Anbietern, für viele Aufgaben im Unternehmen reicht sie aus.

Geeignet fürKundenkommunikation, interne Dokumente mit normalem Schutzbedarf, Zusammenfassungen

Zu beachtenLeistung der Modelle vorab mit eigenen Daten testen

BeispieleIONOS AI Model Hub, STACKIT AI Model Serving, als europäischer Anbieter Mistral

Lokal

Wo die KI läuftKI-Server im eigenen Gebäude

Datenhoheitvollständig

EinordnungDas Sprachmodell läuft auf einem Server in Ihrem Unternehmen. Anfragen, Dokumente und Antworten verlassen das Firmennetz nicht. Eine Internetverbindung braucht es nur für Updates. Offene Modelle sind zum Zusammenfassen, Suchen, Einordnen und Formulieren in vielen Fällen stark genug.

Geeignet fürPersonaldaten, Verträge, Konstruktionsdaten, Mandanten- und Patientendaten, Geschäftsgeheimnisse

Zu beachtenAnschaffung der Hardware, Strom und Wartung, Auslegung nach Modell und Nutzerzahl

TechnikOllama oder vLLM, Open WebUI, Modelle wie Llama, Mistral, Qwen oder Gemma

Abgeschottet

Wo die KI läuftOhne Verbindung zum Internet

Datenhoheitvollständig, ohne Internet

EinordnungFür die höchsten Anforderungen wird das KI-System physisch vom Internet getrennt, man spricht von einem Air Gap. Updates und neue Modelle kommen über einen kontrollierten Weg ins Netz, etwa über geprüfte Datenträger.

Geeignet fürForschung und Entwicklung, kritische Infrastruktur, Berufsgeheimnisträger mit besonderen Anforderungen

Zu beachtenHöherer Aufwand für Betrieb und Updates

TechnikWie beim lokalen Betrieb, ergänzt um ein eigenes Netzsegment und einen festgelegten Update-Prozess

Kombiniert: Eine Weiche entscheidet bei jeder Anfrage

Kombiniert: Eine Weiche entscheidet bei jeder Anfrage Eine Anfrage läuft durch eine Prüfung. Enthält sie Personendaten oder ist sie vertraulich, geht sie an das lokale Modell im Haus. Sonst darf sie zu einem leistungsstärkeren Modell in der Cloud. Anfrage Personendaten oder vertraulich? ja nein Lokales Modell Modell in der Cloud bleibt im Haus mehr Leistung Kombiniert: Eine Weiche entscheidet bei jeder Anfrage Anfrage Personendaten oder vertraulich? ja nein Lokales Modell Modell in der Cloud bleibt im Haus mehr Leistung

Die Betriebsmodelle lassen sich kombinieren. Eine vorgeschaltete Weiche entscheidet bei jeder Anfrage, wohin sie darf. Enthält sie Personendaten oder ist sie als vertraulich markiert, bleibt sie lokal. Alles andere darf zu einem leistungsstärkeren Modell in der Cloud.

Mitarbeiter steht in einer dunklen Werkhalle vor einer Maschine
Lohnende Abläufe finden sich in jeder Abteilung.Foto: Shavr IK, Unsplash

26 Beispiele aus Betrieben und Abteilungen

Unter Automatisierung kann man sich wenig vorstellen, bis man den eigenen Alltag darin wiedererkennt. Die Beispiele zeigen typische Abläufe aus Handwerk, Industrie, Handel, Verwaltung und Dienstleistung. Jedes lässt sich an die eigene Software und die eigenen Regeln anpassen.

26 Beispiele

Rechts neben jedem Beispiel steht, welches Betriebsmodell naheliegt: Lokal, Deutsche Cloud oder Cloud. Was das bedeutet, steht im Abschnitt Betriebsmodelle.

Eingangsrechnungen erfassen und prüfen

Großhandel / BuchhaltungLokal

Rechnungen kommen als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD in ein Sammelpostfach. Bisher werden sie abgetippt und von Hand mit den Bestellungen verglichen.

  1. Eine neue Rechnung im Postfach startet den Ablauf.
  2. E-Rechnungen werden direkt gelesen, PDFs liest die KI aus.
  3. Abgleich mit Bestellung und Wareneingang im ERP.
  4. Abweichungen gehen an den Einkauf, passende Rechnungen zur Freigabe.
  5. Buchungsvorschlag und Beleg gehen an die Buchhaltung, etwa nach DATEV.
Werkzeuge
n8n, lokales Sprachmodell, ERP-Schnittstelle, DATEV-Export
Was sich ändert
Belege werden nicht mehr abgetippt. Geprüft werden nur noch Abweichungen.

Anfragen aus dem Kontaktformular einordnen

Maschinenbau / VertriebDeutsche Cloud

Anfragen landen in einem allgemeinen Postfach. Bis sie bei der zuständigen Person sind, vergehen oft Tage.

  1. Das Formular auf der Website wird abgeschickt.
  2. Firmendaten werden ergänzt und mit dem CRM abgeglichen.
  3. Die KI erkennt Produkt, Region und Dringlichkeit.
  4. Zuweisung an den zuständigen Vertrieb mit Zusammenfassung.
  5. Ein Antwortentwurf mit passenden Unterlagen liegt bereit.
Werkzeuge
n8n, CRM wie HubSpot oder Pipedrive, Sprachmodell
Was sich ändert
Anfragen sind sofort bei der richtigen Person, mit allen Informationen.

Angebote aus dem Vor-Ort-Termin erstellen

Sanitär und Heizung / KalkulationLokal

Nach dem Besichtigungstermin sitzt der Meister abends am Angebot. Fotos, Maße und Notizen liegen verteilt auf Handy und Zettel.

  1. Sprachnotiz und Fotos werden in einer App gespeichert.
  2. Die Sprache wird lokal in Text umgewandelt.
  3. Die KI ordnet die Arbeiten Positionen aus dem eigenen Leistungsverzeichnis zu.
  4. In der Handwerkersoftware entsteht ein Angebotsentwurf.
  5. Der Meister prüft und versendet, nach sieben Tagen folgt eine Wiedervorlage.
Werkzeuge
Whisper lokal, Sprachmodell, Schnittstelle zur Handwerkersoftware, n8n
Was sich ändert
Der Entwurf steht, wenn der Meister ins Büro kommt. Kalkuliert wird mit den eigenen Preisen.

Mieteranfragen und Schadensmeldungen sortieren

Hausverwaltung / KundenserviceDeutsche Cloud

Täglich kommen E-Mails, Anrufe und Formulare. Jede Nachricht muss gelesen, dem Objekt zugeordnet und weitergegeben werden.

  1. Eine Nachricht kommt per E-Mail, Formular oder als Telefonnotiz.
  2. Die KI erkennt Anliegen, Objekt und Wohnung.
  3. Der Vorgang wird in der Verwaltungssoftware angelegt.
  4. Bei Schäden wird der Auftrag an den Vertragshandwerker vorbereitet.
  5. Der Mieter erhält eine Bestätigung mit Vorgangsnummer.
Werkzeuge
n8n, Sprachmodell, Schnittstelle zur Verwaltungssoftware
Was sich ändert
Verwalter sehen sortierte Vorgänge statt eines vollen Postfachs.

Fehlende Belege bei Mandanten anfordern

Steuerberatung / KanzleiorganisationLokal

Jeden Monat fehlen Belege. Das Nachfassen per E-Mail und Telefon kostet Zeit, die für die Beratung fehlt.

  1. Monatlicher Abgleich offener Posten mit vorhandenen Belegen.
  2. Persönliche Erinnerung an den Mandanten mit Liste der fehlenden Belege.
  3. Eingehende Belege werden erkannt und zugeordnet.
  4. Übergabe an DATEV Unternehmen online.
  5. Übersicht je Mandant für die Sachbearbeitung.
Werkzeuge
n8n, lokales Sprachmodell, DATEV-Schnittstellen
Was sich ändert
Erinnerungen laufen von allein. Mandantendaten bleiben wegen der Schweigepflicht im Haus.

Bewerbungen ordnen und bestätigen

Ambulanter Pflegedienst / PersonalLokal

Bewerbungen kommen über Jobportale und E-Mail. Eine Eingangsbestätigung dauert oft Tage, gute Bewerberinnen sind dann schon woanders.

  1. Eine Bewerbung trifft ein.
  2. Unterlagen werden erkannt, Angaben wie Examen oder Führerschein ausgelesen.
  3. Die Person erhält sofort eine Eingangsbestätigung.
  4. Die Pflegedienstleitung bekommt ein Kurzprofil.
  5. Terminvorschläge aus dem Kalender gehen nach Freigabe raus.
Werkzeuge
n8n, lokales Sprachmodell, Kalender
Was sich ändert
Bewerbende hören sofort etwas. Die Auswahl trifft ein Mensch, die KI bewertet niemanden.

Neue Mitarbeitende einrichten

Ingenieurbüro / Personal und ITDeutsche Cloud

Für jede neue Person müssen Konten, Hardware und Zugänge vorbereitet werden. Oft fällt erst am ersten Arbeitstag auf, was fehlt.

  1. Der unterschriebene Vertrag im Personalsystem startet den Ablauf.
  2. Konten in Microsoft 365 und Fachsoftware werden angelegt.
  3. Hardware wird bestellt oder aus dem Bestand reserviert.
  4. Die Führungskraft erhält eine Checkliste mit Terminen.
  5. Die neue Person bekommt vorab alle Informationen zum ersten Tag.
Werkzeuge
n8n, Microsoft 365, Personalsoftware wie Personio, Ticketsystem
Was sich ändert
Konten und Geräte sind vorbereitet, wenn die Person anfängt.

Wartungsberichte per Sprache erstellen

Anlagenbau / Technischer ServiceLokal

Techniker schreiben Berichte abends im Hotel oder gar nicht. Material und Arbeitszeit fehlen dann in der Abrechnung.

  1. Der Techniker spricht den Bericht ins Handy.
  2. Die Sprache wird lokal in Text umgewandelt.
  3. Die KI gliedert in Befund, Maßnahme, Material und Zeit.
  4. Material wird im ERP gebucht, Zeiten gehen in die Abrechnung.
  5. Der Kunde erhält den Bericht als PDF, die Rechnung ist vorbereitet.
Werkzeuge
Whisper lokal, Sprachmodell, ERP-Schnittstelle, n8n
Was sich ändert
Berichte entstehen direkt nach dem Einsatz und sind vollständig.

Störungen mit dem Wissen früherer Fälle lösen

Kunststoffverarbeitung / InstandhaltungLokal

Bei einer Störung weiß oft nur ein erfahrener Kollege, was zu tun ist. Ist er nicht im Dienst, steht die Maschine länger.

  1. Fehlercode oder Frage wird am Terminal eingegeben.
  2. Die lokale KI durchsucht Handbücher, Störprotokolle und Tickets.
  3. Eine Antwort mit Lösungsweg und Quellen erscheint.
  4. Der Techniker bestätigt, was geholfen hat.
  5. Die Lösung wird in den Wissensspeicher übernommen.
Werkzeuge
Lokales Sprachmodell, Wissensspeicher mit RAG, Ticketsystem
Was sich ändert
Erfahrungswissen steht allen Schichten zur Verfügung.

Bestellvorschläge aus Bestand und Absatz

Onlinehandel / Einkauf und LagerLokal

Nachbestellt wird nach Gefühl oder erst, wenn ein Artikel ausverkauft ist.

  1. Täglicher Abgleich von Bestand, Verkäufen und Lieferzeiten.
  2. Ein Python-Dienst berechnet den Bedarf der nächsten Wochen.
  3. Der Bestellvorschlag geht zur Freigabe an den Einkauf.
  4. Die freigegebene Bestellung geht per E-Mail oder EDI an den Lieferanten.
  5. Der Wareneingang wird überwacht, Verspätungen werden gemeldet.
Werkzeuge
Python, Shop wie Shopware oder Shopify, Warenwirtschaft, n8n
Was sich ändert
Bestellt wird nach Zahlen statt nach Gefühl.

Auftragsbestätigungen von Lieferanten prüfen

Elektrotechnik / EinkaufDeutsche Cloud

Lieferanten bestätigen Bestellungen mit geänderten Preisen oder Terminen. Wer nicht genau liest, merkt es erst bei der Rechnung.

  1. Die Auftragsbestätigung geht im Einkaufspostfach ein.
  2. Die KI liest Positionen, Preise und Liefertermine aus.
  3. Vergleich mit der Bestellung im ERP.
  4. Abweichungen werden markiert und dem Einkauf gemeldet.
  5. Neue Liefertermine werden übernommen, der Vertrieb wird informiert.
Werkzeuge
n8n, Sprachmodell, ERP-Schnittstelle
Was sich ändert
Abweichungen fallen auf, bevor die Rechnung kommt.

Fragen nach dem Sendungsstatus beantworten

Spedition / KundenserviceDeutsche Cloud

Viele Kundenanfragen lauten: Wo ist meine Sendung? Für jede Antwort muss jemand in mehrere Systeme schauen.

  1. Eine Anfrage kommt per E-Mail oder Webformular.
  2. Die KI erkennt Sendungs- oder Auftragsnummer.
  3. Der Status wird aus dem Transportsystem abgefragt.
  4. Standardfälle werden direkt beantwortet, mit Hinweis auf die automatische Antwort.
  5. Ausnahmen gehen mit Zusammenfassung an die Disposition.
Werkzeuge
n8n, Sprachmodell, Transportmanagementsystem
Was sich ändert
Die Disposition kümmert sich um Ausnahmen statt um Routinefragen.

Online-Bewertungen beantworten

Gastronomie / MarketingCloud

Bewertungen bleiben unbeantwortet, weil im Tagesgeschäft keine Zeit dafür bleibt.

  1. Eine neue Bewertung wird erkannt.
  2. Die KI schreibt einen Antwortentwurf im Ton des Hauses.
  3. Freigabe per Klick in Teams oder per E-Mail.
  4. Die Antwort wird veröffentlicht.
  5. Einmal pro Woche gibt es eine Auswertung wiederkehrender Kritik.
Werkzeuge
n8n, Sprachmodell, Google Unternehmensprofil
Was sich ändert
Jede Bewertung bekommt eine Antwort, die Leitung erkennt Muster.

Gästeanfragen in jeder Sprache beantworten

Hotellerie / RezeptionDeutsche Cloud

Anfragen kommen auf Englisch, Niederländisch oder Polnisch. Die Rezeption beantwortet sie zwischen Check-in und Telefon.

  1. Eine Anfrage geht ein.
  2. Die KI erkennt Sprache, Zeitraum und Wünsche.
  3. Verfügbarkeit und Preise kommen aus dem Hotelsystem.
  4. Ein Antwortentwurf in der Sprache des Gastes liegt bereit.
  5. Die Rezeption prüft und sendet, Wünsche landen in der Reservierung.
Werkzeuge
n8n, Sprachmodell, Schnittstelle zum Hotelsystem
Was sich ändert
Gäste erhalten schneller eine vollständige Antwort.

Vertragsfristen im Blick behalten

Facility Management / VerwaltungLokal

Wartungs-, Miet- und Lieferverträge liegen als PDF auf dem Server. Kündigungsfristen werden verpasst, weil sie niemand notiert hat.

  1. Verträge werden aus dem Dokumentenarchiv gelesen.
  2. Die KI erkennt Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisklauseln.
  3. Die Fristen landen in einem gemeinsamen Kalender.
  4. Verantwortliche werden 90 und 30 Tage vorher erinnert.
  5. Neue Verträge werden automatisch aufgenommen.
Werkzeuge
Lokales Sprachmodell, Dokumentenarchiv, Kalender, n8n
Was sich ändert
Fristen sind dokumentiert und lösen rechtzeitig eine Erinnerung aus.

Passende Ausschreibungen finden

Bauunternehmen / VertriebCloud

Öffentliche Ausschreibungen sind auf viele Plattformen verteilt. Sie täglich zu sichten, schafft im Tagesgeschäft niemand.

  1. Vergabeplattformen werden täglich abgefragt.
  2. Die KI prüft Gewerk, Region, Volumen und Fristen gegen das eigene Profil.
  3. Passende Ausschreibungen werden kurz zusammengefasst.
  4. Unterlagen werden heruntergeladen, ein Projektordner wird angelegt.
  5. Die Übersicht kommt jeden Morgen per E-Mail.
Werkzeuge
Python, n8n, Sprachmodell
Was sich ändert
Vorgeprüfte Ausschreibungen statt langer Recherche.

Monatsbericht für die Geschäftsführung

Filialhandel / ControllingLokal

Kennzahlen aus Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung werden jeden Monat in Excel zusammenkopiert.

  1. Nachts werden die Daten aller Systeme in die zentrale Datenbank übernommen.
  2. Kennzahlen werden je Filiale berechnet.
  3. Ein Dashboard zeigt jederzeit den aktuellen Stand.
  4. Am dritten Werktag entsteht ein Bericht, die KI kommentiert auffällige Abweichungen.
  5. Der Bericht geht an Geschäftsführung und Filialleitungen.
Werkzeuge
Python, PostgreSQL, Next.js, lokales Sprachmodell
Was sich ändert
Zahlen sind tagesaktuell, der Bericht entsteht ohne Kopierarbeit.

Zahlungserinnerungen mit Augenmaß

Werbeagentur / BuchhaltungDeutsche Cloud

Offene Rechnungen werden spät angemahnt, weil niemand einem guten Kunden eine harte Mahnung schicken möchte.

  1. Offene Posten werden täglich geprüft.
  2. Je nach Kunde und Mahnstufe wird ein passender Text gewählt.
  3. Stammkunden erhalten zuerst eine freundliche Erinnerung.
  4. Vor der letzten Stufe wird die Kundenbetreuung gefragt.
  5. Ein Zahlungseingang beendet den Ablauf automatisch.
Werkzeuge
n8n, Buchhaltung wie Lexware Office oder sevDesk, Sprachmodell
Was sich ändert
Erinnerungen gehen pünktlich raus, der Ton passt zum Kunden.

Reklamationen auswerten und Häufungen erkennen

Haushaltswaren / QualitätsmanagementDeutsche Cloud

Reklamationen kommen über Shop, Händler und E-Mail. Dass sich Fehler einer Charge häufen, fällt oft erst spät auf.

  1. Eine Reklamation mit Fotos geht ein.
  2. Die KI beschreibt das Fehlerbild und ordnet es einer Kategorie zu.
  3. Charge und Produktionsdatum werden aus der Bestellung ermittelt.
  4. Der Vorgang wird im Qualitätsmanagement angelegt.
  5. Bei einer Häufung geht sofort eine Meldung an die Qualitätssicherung.
Werkzeuge
n8n, Sprachmodell mit Bildverarbeitung, ERP, QM-Software
Was sich ändert
Häufungen werden früh sichtbar.

Arbeitsanweisungen in der eigenen Sprache erklären

Lebensmittelproduktion / SchulungLokal

Viele Beschäftigte sprechen wenig Deutsch. Hygiene- und Arbeitsanweisungen werden unterschrieben, aber nicht immer verstanden.

  1. Freigegebene Anweisungen werden im Wissensspeicher hinterlegt.
  2. Beschäftigte stellen am Tablet Fragen in ihrer Sprache.
  3. Die lokale KI antwortet nur auf Grundlage der freigegebenen Dokumente.
  4. Kurze Verständnisfragen schließen die Unterweisung ab.
  5. Die Teilnahme wird dokumentiert.
Werkzeuge
Lokales Sprachmodell, Wissensspeicher mit RAG, Oberfläche in Next.js
Was sich ändert
Unterweisungen werden verstanden und sind nachweisbar dokumentiert.

Termine vergeben und Lücken füllen

Physiotherapiepraxis / EmpfangLokal

Das Telefon klingelt während der Behandlung. Absagen hinterlassen Lücken, die niemand mehr füllt.

  1. Ein Terminwunsch kommt per Formular oder E-Mail.
  2. Passende freie Termine werden aus dem Kalender vorgeschlagen.
  3. Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch raus.
  4. Bei einer Absage wird die Warteliste angeschrieben.
  5. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin.
Werkzeuge
n8n, Praxiskalender, E-Mail oder SMS
Was sich ändert
Weniger Anrufe während der Behandlung, abgesagte Termine werden neu belegt.

Produkttexte aus Herstellerdaten erstellen

Werkzeugfachhandel / OnlineshopCloud

Für jeden neuen Artikel müssen technische Daten aus PDF-Datenblättern übertragen und Texte geschrieben werden.

  1. Das Datenblatt des Herstellers wird hochgeladen.
  2. Die KI liest die technischen Merkmale aus.
  3. Ein Produkttext entsteht im Stil des Shops, auf Wunsch in mehreren Sprachen.
  4. Ein Mitarbeiter prüft Daten und Text.
  5. Der Artikel wird in Shop oder Produktdatenbank importiert.
Werkzeuge
Python, Sprachmodell, Shopware, Shopify oder WooCommerce
Was sich ändert
Neue Artikel sind schneller online, die Daten sind einheitlich.

Projektbudgets überwachen und abrechnen

Architekturbüro / ProjektcontrollingLokal

Ob ein Projekt im Budget liegt, zeigt sich oft erst bei der Schlussrechnung.

  1. Erfasste Stunden werden täglich übernommen.
  2. Vergleich mit dem Budget je Leistungsphase.
  3. Bei 80 Prozent des Budgets erhält die Projektleitung eine Nachricht.
  4. Abschlagsrechnungen werden vorbereitet.
  5. Rechnungen entstehen als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Werkzeuge
Python, Zeiterfassung, PostgreSQL, n8n
Was sich ändert
Überschreitungen fallen auf, solange man noch gegensteuern kann.

Ein Sammelpostfach automatisch verteilen

Versicherungsmakler / VerwaltungLokal

In das allgemeine Postfach schreiben Kunden, Versicherer und Interessenten. Sortiert wird von Hand.

  1. Eine neue E-Mail geht ein.
  2. Die KI erkennt das Anliegen, etwa Schadenmeldung, Vertragsänderung oder Kündigung.
  3. Der Kunde wird im Verwaltungsprogramm gefunden.
  4. Der Vorgang wird angelegt und der zuständigen Person zugewiesen.
  5. Der Absender erhält eine Eingangsbestätigung.
Werkzeuge
n8n, lokales Sprachmodell, Maklerverwaltungsprogramm
Was sich ändert
Jede E-Mail landet ohne Umweg bei der zuständigen Person.

IT-Meldungen bündeln und bewerten

Mittelständischer Betrieb / ITLokal

Firewall, Datensicherung und Virenschutz schicken täglich viele Meldungen. Die wichtige geht in der Menge unter.

  1. Meldungen aller Systeme laufen an einer Stelle zusammen.
  2. Doppelte und bekannte Meldungen werden ausgefiltert.
  3. Die KI fasst zusammen und schätzt die Dringlichkeit ein.
  4. Kritische Meldungen gehen sofort aufs Handy der IT.
  5. Alles andere erscheint in einer täglichen Übersicht, mit Status der Datensicherung.
Werkzeuge
n8n, lokales Sprachmodell, Monitoring
Was sich ändert
Kritisches fällt auf, der Rest stört nicht.

Kunden über den Reparaturstand informieren

Kfz-Werkstatt / KundendienstDeutsche Cloud

Kunden rufen an, um zu fragen, ob ihr Auto fertig ist. Mechaniker werden dafür aus der Arbeit geholt.

  1. Der Auftrag wird im Werkstattsystem angelegt.
  2. Statusänderungen wie „Teil bestellt“ oder „Fahrzeug fertig“ werden erkannt.
  3. Der Kunde erhält eine Nachricht per SMS oder E-Mail.
  4. Zusätzliche Arbeiten gehen mit Foto und Kostenvoranschlag zur Freigabe.
  5. Die Freigabe des Kunden landet direkt im Auftrag.
Werkzeuge
n8n, Werkstattsoftware, SMS oder E-Mail
Was sich ändert
Weniger Anrufe, Freigaben kommen schneller.

Wenn einer dieser Abläufe bei Ihnen Zeit kostet: Beschreiben Sie ihn kurz im Kontaktformular oder rufen Sie an unter (+49) 15679 523209.

Frau überträgt Angaben aus Papierbelegen in den Computer
Jede Aufgabe, die jemand jeden Tag gleich erledigt, ist ein Kandidat.Foto: cornerstone accounting Services, Unsplash

Wo Unternehmen Zeit und Geld verlieren

Automatisierung lohnt sich dort, wo dieselbe Arbeit oft wiederholt wird, wo Daten von Hand zwischen Programmen übertragen werden oder wo Wissen nur in einzelnen Köpfen steckt. Wie groß der Effekt ist, hängt vom Betrieb ab. Die folgenden Stellen gibt es aber fast überall.

Doppelte Eingaben

Kundendaten, Bestellungen und Zeiten werden in mehreren Programmen erfasst. Jede Übertragung kostet Zeit und erzeugt Tippfehler.

Suchen

Das McKinsey Global Institute schätzte 2012, dass Wissensarbeiter knapp ein Fünftel ihrer Arbeitszeit damit verbringen, interne Informationen zu suchen oder Ansprechpartner zu finden.1

Warten und Weiterleiten

Vorgänge liegen in Postfächern, bis jemand sie liest und weitergibt. Die eigentliche Arbeit dauert Minuten, der Vorgang Tage.

Fehler und Nacharbeit

Falsche Beträge, vergessene Fristen, liegen gebliebene Anfragen. Korrekturen kosten zusätzliche Zeit und manchmal einen Kunden.

Wissen, das in Rente geht

Erfahrene Mitarbeitende wissen, wie Maschinen, Kunden und Sonderfälle funktionieren. Aufgeschrieben ist das selten.

Neue Pflichten

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 ist der Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle. Wer Rechnungen ohnehin digital verarbeiten muss, kann den Ablauf gleich automatisieren.2

57 %der Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen KI ein, ein Jahr zuvor waren es 36 Prozent. Neun von zehn sehen sich dabei noch am Anfang. Das ergab eine Befragung des Digitalverbands Bitkom unter 603 Unternehmen, veröffentlicht im September 2026.3

Seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung der EU außerdem, dass Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern.4

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen

Nehmen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, etwa Rechnungen abtippen oder Anfragen sortieren. Die Rechnung zeigt, wie viel Arbeitszeit heute hineinfließt.

50 %

495Stunden im Jahr fließen heute in diese Aufgabe

Bei Ihrem Stundensatz sind das 22.275 € interne Kosten im Jahr.

Ihr geschätzter Anteil entspricht 248 Stunden oder rund 31 Arbeitstagen.

Ein Rechenbeispiel auf Grundlage Ihrer Eingaben. Ob und wie viel sich tatsächlich automatisieren lässt, zeigt erst die Prozessaufnahme.

Wann KI nicht die richtige Lösung ist

  • Wenn der Ablauf selbst unklar ist. Ein ungeordneter Prozess wird durch Automatisierung nur schneller ungeordnet.
  • Wenn Daten fehlen oder sich widersprechen. Dann kommt zuerst die Datengrundlage.
  • Wenn Entscheidungen rechtliche oder persönliche Folgen haben. Dort bereitet KI vor, entscheiden müssen Menschen.
  • Wenn ein Fehler teuer wäre. Sprachmodelle können sich irren, deshalb prüft an kritischen Stellen ein Mensch.
  1. McKinsey Global Institute: The social economy, Juli 2012
  2. DATEV: E-Rechnung ab 2027
  3. Bitkom: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI, 14. September 2026
  4. Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 4: KI-Verordnung auf EUR-Lex

So läuft ein Projekt ab

In kleinen Schritten, die jeweils für sich nutzbar sind. Nach jedem Schritt entscheiden Sie, ob es weitergeht.

  1. Erstgespräch

    Sie schildern, wo es hakt. Gemeinsam wird geklärt, ob Automatisierung oder KI dafür überhaupt der richtige Weg ist.

  2. Prozessaufnahme

    Abläufe, beteiligte Programme, Datenmengen und Schutzbedarf werden aufgenommen. Ergebnis ist eine Liste von Ansatzpunkten mit Aufwand und Nutzen.

  3. Pilot

    Ein überschaubarer Ablauf wird umgesetzt und im Alltag getestet. Vorher und nachher wird gemessen, was sich verändert.

  4. Ausbau

    Weitere Abläufe kommen dazu, der Datenhub wächst mit. Schnittstellen werden einmal gebaut und mehrfach genutzt.

  5. Betrieb

    Überwachung, Updates und Datensicherung laufen weiter. Mitarbeitende werden geschult, jede Lösung ist dokumentiert.

Häufige Fragen

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie über das Kontaktformular.

Was bedeutet KI-Integration?

KI-Integration heißt, Sprachmodelle und andere KI-Verfahren so in ein Unternehmen einzubinden, dass sie mit der vorhandenen Software und den eigenen Daten arbeiten. Dazu gehören Schnittstellen, ein passendes Betriebsmodell, Regeln für Datenschutz und Berechtigungen sowie die Einweisung der Mitarbeitenden. Ein einzelnes Chatfenster im Browser ist noch keine Integration.

Brauchen wir für KI einen eigenen Server?

Nicht unbedingt. Für viele Aufgaben reichen KI-Dienste aus deutschen Rechenzentren. Ein eigener Server ist sinnvoll, wenn vertrauliche Daten verarbeitet werden, etwa Personalakten, Mandanten- oder Patientendaten, Konstruktionsunterlagen oder Verträge, oder wenn sehr viele Anfragen laufende Kosten bei einem Anbieter erzeugen würden.

Welche Hardware braucht eine lokale KI?

Das hängt von der Modellgröße und der Zahl gleichzeitiger Nutzer ab. Als grobe Orientierung laufen Modelle mit 7 bis 14 Milliarden Parametern auf einer Grafikkarte mit 16 GB Speicher, Modelle um 30 Milliarden Parameter brauchen etwa 24 GB, sehr große Modelle mehrere Grafikkarten oder Server-GPUs. Empfohlen wird die Hardware erst nach einem Test mit Ihren eigenen Dokumenten und Fragen.

Ist KI mit der DSGVO vereinbar?

Ja, wenn die Verarbeitung sauber geplant ist. Dazu gehören eine Rechtsgrundlage, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Anbieter, die Prüfung, ob Daten die EU verlassen, und technische Schutzmaßnahmen. Am einfachsten ist es bei lokalen Modellen, weil die Daten das Unternehmen nicht verlassen. Eine Rechtsberatung ersetzt diese Einschätzung nicht.

Was verlangt der EU AI Act von Unternehmen?

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Seit dem 2. August 2026 gelten Transparenzpflichten, zum Beispiel muss ein Chatbot als KI erkennbar sein. Strengere Regeln für Hochrisiko-Systeme, etwa bei der automatisierten Auswahl von Bewerbern, wurden auf Dezember 2027 verschoben. Diese Punkte werden in jedem Projekt berücksichtigt, eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Was ist n8n?

n8n ist eine Software für automatisierte Abläufe. Abläufe werden aus Bausteinen zusammengesetzt, etwa E-Mail abrufen, Daten prüfen, KI fragen und Eintrag im CRM anlegen. n8n kann auf eigenen Servern betrieben werden, sodass Daten nicht über fremde Plattformen laufen. Wo Bausteine nicht reichen, wird mit Python oder JavaScript ergänzt.

Lässt sich jede Software anbinden?

Fast jede. Am besten über eine Programmierschnittstelle (API). Fehlt sie, wird über die Datenbank, Dateiexporte, E-Mail oder als letzte Möglichkeit über die Bedienoberfläche angebunden. Auch ältere Branchensoftware lässt sich so meist einbinden. Ob und wie, zeigt die Prozessaufnahme.

Was passiert, wenn ein automatischer Ablauf fehlschlägt?

Jeder Ablauf hat eine Fehlerbehandlung. Schlägt ein Schritt fehl, wird der Vorgang angehalten und eine verantwortliche Person benachrichtigt. Alle Ausführungen werden protokolliert und lassen sich nachvollziehen.

Ersetzt KI Mitarbeitende?

Ziel ist, Menschen von Routinearbeit wie Abtippen, Sortieren, Suchen und Nachfassen zu entlasten. Entscheidungen mit Gewicht, etwa Freigaben, Personalauswahl oder Zusagen an Kunden, bleiben bei Menschen.

Was kostet ein Projekt?

Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Ablauf ist deutlich günstiger als ein Datenhub mit lokaler KI. Nach der Prozessaufnahme erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit klar beschriebenem Umfang und auf Wunsch einem monatlichen Betrag für Betrieb und Wartung.

Arbeiten Sie nur in Jena und Thüringen?

Nein. Der Sitz ist in Jena, Projekte laufen deutschlandweit. Vieles geht per Videocall und Fernzugriff. Für Prozessaufnahme oder Hardware ist ein Termin vor Ort möglich.

Begriffe kurz erklärt

Die wichtigsten Fachbegriffe rund um KI-Integration und Automatisierung, jeweils in ein oder zwei Sätzen.

KI-Integration
Die Einbindung von Sprachmodellen und anderen KI-Verfahren in die vorhandene Software, die Daten und die Abläufe eines Unternehmens. Dazu gehören Schnittstellen, ein passendes Betriebsmodell, Regeln für Datenschutz und Berechtigungen sowie die Schulung der Mitarbeitenden.
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Abläufe laufen per Software selbstständig ab, ausgelöst durch ein Ereignis wie eine neue E-Mail, einen Eintrag im CRM oder eine bestimmte Uhrzeit. An festgelegten Stellen prüft und entscheidet ein Mensch.
Lokale KI
Ein Sprachmodell, das auf eigener Hardware im Unternehmen läuft, auch On-Premises-KI genannt. Anfragen, Dokumente und Antworten verlassen das Firmennetz nicht.
Datenhub
Eine zentrale Datenbank im Unternehmen, die Daten aus ERP, CRM, E-Mail, Dokumentenmanagement und weiteren Systemen über Schnittstellen zusammenführt. Automatisierungen und KI greifen über festgelegte Wege darauf zu.
Retrieval Augmented Generation (RAG)
Ein Verfahren, bei dem ein Sprachmodell vor jeder Antwort passende Stellen in freigegebenen eigenen Dokumenten sucht und seine Antwort darauf stützt, mit Angabe der Quelle.
Vektorsuche
Suche nach Bedeutung statt nach exaktem Wortlaut. Texte werden dafür als Zahlenvektoren gespeichert, in PostgreSQL zum Beispiel mit der Erweiterung pgvector.
Model Context Protocol (MCP)
Ein offener Standard, über den KI-Anwendungen kontrolliert auf Werkzeuge und Datenquellen zugreifen, etwa auf eine Datenbank oder ein Ticketsystem.
n8n
Eine Plattform für automatisierte Abläufe, die sich auf eigenen Servern betreiben lässt. Abläufe werden aus Bausteinen zusammengesetzt und bei Bedarf mit JavaScript oder Python ergänzt.
Air Gap
Die physische Trennung eines IT-Systems vom Internet. Updates und neue Modelle gelangen nur über einen kontrollierten Weg in das abgeschottete Netz, etwa über geprüfte Datenträger.
E-Rechnung
Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Unternehmen in Deutschland müssen sie seit 2025 empfangen können. Der Versand wird 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht, 2028 für alle.
KI-Kompetenz
Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der EU-KI-Verordnung, dass Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen, zum Beispiel durch Schulungen.
Auftragsverarbeitung
Ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, den ein Unternehmen mit jedem Dienstleister schließt, der personenbezogene Daten in seinem Auftrag verarbeitet, etwa mit einem KI-Anbieter in der Cloud.

Kontakt und Erstgespräch

Beschreiben Sie kurz, welcher Ablauf Zeit kostet oder welche Daten Sie nutzbar machen möchten. Die Antwort kommt per E-Mail.

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